Hoe werkt de planning- en controlcyclus?

Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (VRBZO) hanteert een cyclus om het bestuur te informeren over waar we aan (gaan) werken, wat de stand van zaken is en wat de kosten zijn.

Het vastgestelde regionaal beleidsplan vormt de basis voor deze cyclus.

De cyclus start met een kadernota die de grote lijnen van het beleid beschrijft. Ruim een jaar voor de start van het betreffende kalenderjaar wordt deze kadernota aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Dat betekent dat de kadernota voor 2018 eind 2016 is aangeboden aan het bestuur.

Vanuit de kadernota stellen we een ontwerpbegroting op. Deze leggen we in de eerste maanden van het jaar vóór het betreffende kalenderjaar voor aan het bestuur. De ontwerpbegroting van 2018 is dus in het voorjaar van 2017 aangeboden aan het bestuur.

Gemeenten hebben de kadernota en de ontwerpbegroting van VRBZO nodig om hun eigen kadernota en begroting op te stellen.

Op de 1e bestuursvergadering van het betreffende kalenderjaar bieden we een jaarplan aan. Het jaarplan beschrijft de doelstellingen voor dat jaar. Deze doelstellingen lopen als een rode draad door de verdere planning- en controlcyclus.

Tegelijk met het jaarplan bieden we in het voorjaar een 1begrotingswijziging aan het bestuur aan. Bij de start van het betreffende kalenderjaar blijkt namelijk vaak dat een aantal zaken moet worden bijgesteld ten opzichte van de ontwerpbegroting, omdat de ontwerpbegroting in een vroeg stadium is gemaakt.

In de 1e bestuursrapportage beschrijven we hoe het na 4 maanden staat met de plannen en doelstellingen uit het jaarplan. We leggen deze rapportage tegen de zomer voor aan het bestuur. Meestal wordt de rapportage behandeld in de 2bestuursvergadering. Dan staat ook de 2e begrotingswijziging op de agenda. 

In het najaar komt de 2e bestuursrapportage. Hierin beschrijven we hoe het na 8 maanden staat met de plannen en doelstellingen uit het jaarplan. Deze rapportage leggen we aan het einde van het jaar voor aan het bestuur (in de 3e en laatste vergadering van het jaar). In dezelfde vergadering staat ook meestal de 3e begrotingswijziging op de agenda.

Als het jaar is afgerond stellen we een jaarrekening en een jaarverslag op. Deze leggen we in het voorjaar van het volgende jaar voor aan het bestuur. In het jaarverslag leggen we verantwoording af aan het bestuur op inhoud en financiën en kijken we terug naar het jaarplan dat in het begin van het jaar was vastgesteld. De jaarrekening bevat een gedetailleerd financieel overzicht.

Bekijk de documenten voor de planning- en controlcyclus op de vorige pagina.